Du kan downloade IUCLID gratis fra IUCLID's websted. Hvis du er den eneste i din virksomhed, der arbejder på dossieret, er det nok mest hensigtsmæssigt at arbejde med desktopversionen på din egen computer. Alternativt kan du bruge serverversionen, hvilket betyder, at flere personer i din virksomhed har adgang til og kan arbejde på de samme IUCLID-data samtidigt.

Det første, du skal gøre i IUCLID, er at oprette dit stofdatasæt, herunder de administrative og videskabelige data for det stof, du registrerer. De danner grundlag for din registrering, og du skal medtage alle de nødvendige oplysninger om stoffets egenskaber, anvendelse og eksponering. Du kan til enhver tid redigere datasættet efterfølgende, hvis du finder nye oplysninger om dit stof.

Hvis du har medtaget oplysninger i dit stofdatasæt, der ikke behøver at blive offentliggjort på ECHA’s websted, skal du angive dette ved hjælp af fortrolighedsflag. Hver anmodning om fortrolig behandling skal være behørigt begrundet.

Før du fortsætter, skal du kontrollere fuldstændigheden af dit stofdatasæt ved at køre plug-in valideringsassistenten i IUCLID. Den vil vise, om dit datasæt er fuldstændigt, eller om du skal justere det.

Valideringsassistenten markerer de felter, du skal kigge nærmere på. For at indsende dit dossier til ECHA skal du korrigere alle kontroller af indgivelserne. Der findes kvalitetskontroller, der skal hjælpe dig med at forbedre kvaliteten af dine data. Med de kommende opdateringer af IUCLID 6 vil der blive indført flere kvalitetskontroller, der skal hjælpe dig med at oprette et dossier af høj kvalitet.

Den fil, du indsender til ECHA for at registrere dit stof, kaldes et dossier. Et dossier er en read-only-kopi af dit stofdatasæt, suppleret med administrative oplysninger om typen af registrering.

Ved at højreklikke på dit stofdatasæt og vælge 'Opret dossier' starter du guiden, der hjælper dig gennem processen med at oprette dossieret.

Når du opretter dit registreringsdossier i IUCLID, skal du være opmærksom på følgende:

• Indgivelsestype: Vælg den korrekte indgivelsestype i guiden for oprettelse af dossieret: Registrerer du et stof til standardanvendelser (stoffet anvendes som sådant eller i blandinger) og med standardinformationskrav? Omfatter din registrering kun et stof, der anvendes som mellemprodukt (stoffet anvendes alene til fremstilling af et andet stof)? Er du ledende registrant eller medlem?
• Administrativ oplysning: Du kan bede om, at oplysninger, f.eks. om tonnageområde eller registreringsnummer, behandles fortroligt.
• Hvis du er berettiget til gebyrfritagelse for 1-10 ton pr. år dossierer, skal du ligeledes anføre det her. Det er tilfældet, hvis du frivilligt leverer standardinformationspakken for dit stof, selv om du kunne registrere med et reduceret sæt af oplysninger.
• Navngiv dit dossier: Du skal tildele dit dossier et navn under yderligere administrative oplysninger. Navnet skal sætte dig i stand til let at identificere dossieret i dit eget system. Undlad at medtage fortrolige oplysninger i navnet, da navnet vil blive set af dem, du deler dossieret med.

Når du har indtastet alle oplysningerne i dit dossier, kan du gennemse det. Dernæst åbner du valideringsassistenten en gang til og kører den nu på dit dossier. Selv om valideringsassistenten ikke gav fejlmeddelelser, da du kørte den på stofdatasættet, er det vigtigt, at du også kører den på det endelige dossier – du kan have tilføjet visse oplysninger under oprettelsen af dossieret, der kan give et andet resultat vedrørende fuldstændigheden.

Store dele af et registreringsdossier er i henhold til lovgivningen offentligt tilgængelige, men du kan anmode om, at visse oplysninger bevares fortrolige. Med plug-in'en for offentliggørelsesoversigten kan du på forhånd se, hvad der vil blive offentliggjort baseret på de anmodninger, du har indtastet i dossieret.

ECHA kontrollerer de anmodninger om fortrolig behandling, som du har lagt i dossieret. Hvis din anmodning afvises, får du mulighed for at forbedre din begrundelse. Såfremt en anmodning om fortrolig behandling ikke er tilstrækkeligt begrundet, vil oplysningerne blive offentliggjort.

Når du er tilfreds med dataene i dit IUCLID-dossier, eksporterer du det først til din computer. før du fremsender det til ECHA via REACH-IT.